Wie eröffne ich ein Buchhaltungsbüro? Anmeldung und Formalitäten
Wie eröffne ich ein Buchhaltungsbüro? Anmeldung und Formalitäten. Die Deregulierung der Vorschriften im Jahr 2014 führte dazu, dass viele Berufe von der obligatorischen Zertifizierung und dem Bestehen des Staatsexamens befreit wurden. Dank dessen ist ein von einem Buchhalter geführtes Buchhaltungsbüro seit diesem Jahr keine Geschäftstätigkeit mehr, die so viel Vorbereitung erfordert.
Buchhaltungsbüro
Derzeit kann jede Person einen Antrag bei der Zentralen Registrierungs- und Informationsstelle für wirtschaftliche Aktivitäten (CEIDG) stellen und dann physisch mit ihrer Buchhaltungsstelle arbeiten. Es ist eine wirtschaftliche Tätigkeit im gleichen Sinne wie die meisten Dienstleister, es gibt jedoch einige Ausnahmen, die beachtet werden sollten.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass es sich bei der Rechnungsstelle um eine physische Einrichtung handeln muss, die von Amts wegen regelmäßigen Kontrollen unterzogen werden kann. Während viele Dienstleistungen nur mit einem Laptop und Internetzugang ausgeführt werden können, haben wir es im Falle eines Rechnungsbüros mit einer riesigen Menge an Dokumentationen zu tun, die im Original gedruckt und jederzeit vorzeigbar sein müssen.
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Versicherungspolice
Es gibt nur wenige Unternehmen, deren Versicherungen von oben nach unten reguliert werden. Eines davon ist das Abrechnungsbüro , das die gekaufte Versicherungspolice jährlich verlängern muss. Eine solche Police soll mögliche Ansprüche abdecken, die von einem Kunden geltend gemacht werden könnten, der mit einem Rechnungsbüro vor Gericht gehen würde.
Dies aus dem einfachen Grund, dass bei einem echten Verschulden des Buchhalters das Geschäft des Kunden gefährdet ist, nicht das des Dienstleisters, es also nicht darum gehen kann, schlechte Buchhaltungsbüros zu wählen, bis die guten gefunden sind.
Die Mindestkosten der Versicherungspolice betragen 10.000 Euro und werden von oben vorgegeben, daher können Sie nicht versuchen, die Dienste anderer Versicherungsgesellschaften in Anspruch zu nehmen, die diesen Betrag senken würden. Die Abrechnungsstelle muss jederzeit bereit sein, Schadensersatz zu zahlen, was bestätigt, wie viel Verantwortung auf einem solchen Unternehmen lastet.
Technischer Hintergrund
Die meisten Unternehmen benötigen spezielle Ausrüstung, um Waren herzustellen oder Dienstleistungen zu erbringen. Bei einem kleinen Buchhaltungsbüro ist es theoretisch möglich, sich auf eine Suite von Microsoft Office-Programmen zu beschränken. Allerdings ist diese Lösung unbeliebt, denn Programme wie Excel verfügen nicht über viele Funktionen, die die Arbeit in der Buchhaltung deutlich beschleunigen.
Zu den beliebtesten Lösungen gehören Pakete wie Rachmistrz, GT Inspector oder Optima. Dies sind Programme, die speziell für die Bedürfnisse von Buchhaltungsbüros entwickelt wurden und die eine erhebliche Verkürzung der Berechnungen, die Automatisierung einiger Prozesse und die Vereinheitlichung der Abrechnungsmethoden zwischen einzelnen Unternehmen ermöglichen.
Eine äußerst nützliche und in den meisten Fällen sogar notwendige Lösung ist die elektronische Signatur. Die Gebühr für eine elektronische Signatur liegt zwischen einhundert und zweihundert Zloty pro Jahr, je nachdem, welches Unternehmen seine Dienstleistungen dem Rechnungsbüro anbietet . Solche Unternehmen müssen staatlich zertifiziert werden.
Dank der elektronischen Signatur kann die Buchhaltung im Namen ihres Mandanten Dokumente an die Kanzlei übermitteln oder ihn bei anderen Tätigkeiten offiziell vertreten. Dazu ist ein verifiziertes Profil mit Signatur erforderlich, dank dem ein Großteil der Korrespondenz und Dokumentation ins Netzwerk übertragen werden kann.
Archivierung
Beim Führen einer Buchhaltung ist zu beachten, dass Dokumentation und Archivierung unterschiedlich sind. Im ersten Fall meinen wir das Sammeln von amtlichen Dokumenten, Originalen, Rechnungen, Monatsbelegen und dergleichen. Dabei handelt es sich um Dokumente, die eine reale, physische Form haben und von Amts wegen bei der Rechnungsstelle zur Einsicht bereitliegen müssen.
Kunden möchten immer Zugriff auf Unterlagen über ihr Unternehmen, seine Einnahmen und Ausgaben haben, weshalb sie auch das Recht haben, die Unterlagen einzusehen. Den Kunden ist der Zugang zu den Originalen jedoch egal, da dies nur eine Formsache ist und es in ihrem Interesse liegt, dass die durch die Dokumente bereitgestellten Informationen in ihrem Interesse sind.
Daher führt die Buchhaltung auch eine Archivierung durch, d. h. die Speicherung von Daten in Kopien, die den Kunden zur Verfügung gestellt werden. Die Methode des Teilens hängt natürlich von der Vereinbarung zwischen der Buchhaltung und dem Kunden ab, aber normalerweise wird das Speichern in der Cloud und das Versenden der Dokumentation über PDF-Dateien verwendet.
Es ist äußerst wichtig, die Aufbewahrung von Dokumenten und Archiven gleich zu Beginn der Tätigkeit des Rechnungsbüros zu planen.
Wenn wir möchten, dass im Laufe der Zeit keine neuen Probleme auftreten und die Arbeit mit Dokumenten einfach und wie erwartet verläuft, müssen wir im Voraus die Methode zum Sammeln und Sortieren von Archiven festlegen.
Ein weiteres Problem ist, dass viele Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Archivierung als separate Dienstleistung anbieten. Verträge legen oft fest, wer gesetzlich verpflichtet ist, Unterlagen zur Einsichtnahme vorzulegen. Ein separater Service ist die Zusendung per Kurier oder auf andere Weise Kopien von Dokumenten zur Einsichtnahme durch das Unternehmen.
Bei großen Unternehmen ist es kein Problem, für diese eine Zusatzleistung eine deutliche Beschleunigung des für die Finanzanalyse notwendigen Einblicks zu bezahlen.
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