Comment ouvrir un cabinet comptable ? Inscription et formalités

Comment ouvrir un cabinet comptable ? Inscription et formalités. La déréglementation de la réglementation en 2014 a conduit au fait que de nombreuses professions ont été libérées de la certification obligatoire et de la réussite à l’examen d’État. Grâce à cela, depuis cette année-là, un cabinet comptable tenu par un comptable n’est plus une activité commerciale qui demande autant de préparation à mettre en place.

Bureau de comptabilité

Actuellement, chaque personne peut déposer une demande auprès de la Centrale d’enregistrement et d’information sur l’activité économique (CEIDG), puis commencer à travailler physiquement avec son bureau comptable. Il s’agit d’une activité économique au même sens que la plupart des prestataires de services, mais il existe quelques exceptions à cela qu’il convient de garder à l’esprit.

Vous devez tenir compte du fait que le bureau comptable doit être une installation physique qui peut être soumise à des inspections régulières d’office. Alors que de nombreux services peuvent être exécutés avec seulement un ordinateur portable et un accès Internet, dans le cas d’un bureau de comptabilité, nous traitons une énorme quantité de documents, dont les originaux doivent être imprimés et prêts à être présentés à tout moment.

Police d’assurance

Il y a peu d’entreprises dont l’assurance est réglementée du haut vers le bas. L’un d’eux est le bureau comptable , qui doit prolonger chaque année la police d’assurance souscrite. Une telle police est destinée à couvrir d’éventuelles réclamations qui pourraient être intentées par un client qui s’adresserait à un cabinet d’expertise comptable.

Cela est dû à la simple raison qu’en cas de faute réelle du comptable, c’est l’entreprise du client qui est en danger, pas celle du prestataire, il ne peut donc pas être question de choisir de mauvais cabinets comptables tant que les bons ne sont pas trouvés.

Le coût minimum de la police d’assurance est de 10 000 EUR et il est dicté par le haut, vous ne pouvez donc pas essayer d’utiliser les services d’autres compagnies d’assurance qui réduiraient ce montant. Le bureau comptable doit être prêt à tout moment à payer des dommages-intérêts, ce qui confirme à quel point une telle entreprise est responsable.

Contexte technique

La plupart des entreprises ont besoin d’équipements spécialisés pour produire des biens ou fournir des services. Dans le cas d’un cabinet comptable de petite taille, il est théoriquement possible de se limiter à disposer d’une suite de programmes Microsoft Office. Cependant, cette solution est impopulaire, car les programmes tels qu’Excel ne disposent pas de nombreuses fonctions qui accélèrent considérablement le travail au bureau comptable.

Les solutions les plus populaires incluent des packages tels que Rachmistrz, GT Inspector ou Optima. Ce sont des programmes créés spécifiquement pour les besoins des bureaux comptables et ils permettent un raccourcissement significatif des calculs, l’automatisation de certains processus et l’unification des méthodes de règlement entre les entreprises individuelles.

Une solution extrêmement utile, et dans la plupart des cas même nécessaire, est d’avoir une signature électronique. Les frais pour une signature électronique varient de cent à deux cents zlotys par an, selon l’entreprise qui offre ses services au bureau comptable . Ces entreprises doivent être agréées par l’État.

Grâce à la signature électronique, le cabinet comptable peut lui remettre des documents au nom de son client ou le représenter officiellement dans d’autres activités. Cela nécessite un profil vérifié avec une signature, grâce à laquelle une grande partie de la correspondance et de la documentation peut être transférée sur le réseau.

Archivage

Lors de la gestion d’un cabinet comptable , il convient de rappeler que la documentation et l’archivage sont différents. Dans le premier cas, nous entendons l’acte de collecter des documents officiels, des originaux, des factures, des reçus mensuels, etc. Il s’agit de documents qui doivent avoir une forme physique réelle et être disponibles au bureau comptable pour contrôle d’office.

Les clients veulent toujours avoir accès à la documentation sur leur entreprise, ses revenus et ses dépenses, c’est pourquoi ils ont également le droit de consulter la documentation. Cependant, les clients ne se soucient pas de l’accès aux originaux, car il ne s’agit que d’une formalité, et il est dans leur intérêt que les informations fournies par les documents soient dans leur intérêt.

Par conséquent, le bureau de comptabilité procède également à l’archivage, c’est-à-dire à la sauvegarde des données dans des copies qui sont mises à la disposition des clients. La méthode de partage dépend, bien sûr, de l’accord entre le bureau comptable et le client, mais on utilise généralement l’enregistrement dans le cloud et l’envoi de la documentation via des fichiers PDF.

Il est extrêmement important de prévoir le stockage de la documentation et des archives dès le début du fonctionnement du bureau comptable.

Si nous voulons qu’aucun nouveau problème ne surgisse dans le temps, et que le travail avec les documents soit facile et se déroule comme prévu, nous devons préciser à l’avance la méthode de collecte et de tri des archives.

Un autre problème est que de nombreux cabinets comptables proposent l’archivage en tant que service distinct. Les contrats précisent souvent qui a l’obligation légale de soumettre la documentation pour inspection. Un service distinct envoie par courrier ou autrement des copies de documents pour inspection par l’entreprise.

Dans le cas des grandes entreprises, ce n’est pas un problème de payer pour ce service supplémentaire en échange d’une accélération significative des connaissances nécessaires à l’analyse financière.

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