Usługi biura rachunkowego obejmują przede wszystkim prowadzenie ewidencji podatkowej – ryczałtu, księgi przychodów i rozchodów albo pełnej księgowości – rozliczanie podatków i składek ZUS, wysyłkę plików JPK oraz obsługę kadrowo-płacową. Większość biur przygotowuje też zeznania roczne i sprawozdania finansowe, pomaga przy rejestracji firmy oraz w kontaktach z urzędem skarbowym. Zakres współpracy wynika z formy prawnej firmy, sposobu opodatkowania i liczby pracowników. Pod tą samą nazwą dwa biura mogą więc oferować zupełnie inny pakiet. Przed podpisaniem umowy trzeba dokładnie sprawdzić, co mieści się w abonamencie, a za jakie czynności trzeba zapłacić osobno.
Usługi biura rachunkowego – co obejmuje standardowa oferta?
Biuro rachunkowe zawodowo prowadzi księgi i ewidencje podatkowe na zlecenie przedsiębiorców. Usługowe prowadzenie ksiąg nie wymaga dziś licencji, natomiast biuro musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie OC z minimalną sumą gwarancyjną odpowiadającą równowartości 10 000 euro.
Typowy katalog usług wygląda tak:
- ewidencje i księgi: ewidencja przychodów przy ryczałcie, księga przychodów i rozchodów (KPiR), księgi rachunkowe,
- rozliczenia podatkowe: zaliczki na PIT i CIT, VAT, pliki JPK_V7, informacje podsumowujące VAT-UE, zeznania roczne,
- rozliczenia z ZUS: składki właściciela i pracowników, deklaracje rozliczeniowe, zgłoszenia do ubezpieczeń,
- kadry i płace: umowy, listy płac, PIT-11, PPK, urlopy, zwolnienia lekarskie,
- ewidencje pomocnicze: środki trwałe, wyposażenie, ewidencja przebiegu pojazdu, ewidencja VAT,
- sprawozdawczość: sprawozdania finansowe, raporty dla GUS, zestawienia dla banku lub leasingodawcy,
- usługi okołoksięgowe: rejestracja działalności, zmiany w CEIDG i KRS, zgłoszenia do CRBR, obsługa KSeF,
- wsparcie przy kontrolach: przygotowanie dokumentów i wyjaśnień dla urzędu skarbowego lub ZUS.
Nie każde biuro zajmuje się całym tym zakresem. Małe, jednoosobowe biura często koncentrują się na ryczałcie i KPiR. Pełną księgowością spółek, kadrami dla większych zespołów czy rozliczeniami transakcji zagranicznych częściej zajmują się firmy z kilkuosobowym zespołem.
Księgowość w biurze rachunkowym: ryczałt, KPiR czy pełna księgowość?
Sposób prowadzenia ewidencji wynika z formy prawnej przedsiębiorstwa, formy opodatkowania i wysokości przychodów. To właśnie od niego w dużej mierze zależą zakres pracy biura i cena obsługi.
Ewidencja przychodów przy ryczałcie
Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych biuro rejestruje przychody i nalicza podatek według stawki właściwej dla rodzaju działalności. Kosztów nie trzeba księgować podatkowo, pozostają jednak inne obowiązki: VAT, jeśli firma jest czynnym podatnikiem, składka zdrowotna zależna od progu przychodów oraz ewidencja środków trwałych. To najprostsza i zazwyczaj najtańsza forma obsługi. Biuro musi przy tym śledzić narastający przychód, ponieważ przekroczenie progów 60 000 zł lub 300 000 zł rocznie zmienia wysokość składki zdrowotnej, a przekroczenie rocznego limitu przychodów dla ryczałtu oznacza utratę prawa do tej formy opodatkowania od kolejnego roku.
Księga przychodów i rozchodów
KPiR prowadzą osoby fizyczne i spółki osobowe – cywilne, jawne i partnerskie – rozliczające się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, dopóki nie przekroczą limitu obowiązku pełnej księgowości. Biuro księguje przychody i koszty, prowadzi ewidencję środków trwałych, nalicza amortyzację i zaliczki na podatek oraz przygotowuje zeznanie roczne PIT-36 albo PIT-36L.
Pełna księgowość (księgi rachunkowe)
Księgi rachunkowe są obowiązkowe dla spółek kapitałowych – spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej – a także spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych. Muszą je prowadzić również osoby fizyczne i spółki osobowe osób fizycznych, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro.
Pełna księgowość wymaga znacznie szerszego zakresu prac. Obejmuje plan kont i politykę rachunkowości, dekretację każdej operacji, rozrachunki z kontrahentami, rozliczenia międzyokresowe, inwentaryzację, sprawozdanie finansowe i zeznanie CIT-8. Biuro zwykle przygotowuje też dokumenty potrzebne do zatwierdzenia sprawozdania przez wspólników.
Sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdza w ciągu sześciu miesięcy, a następnie składa elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. wszyscy członkowie zarządu. Biuro przygotowuje dokument i plik do wysyłki, natomiast podpisy oraz uchwała zatwierdzająca pozostają po stronie spółki.
Rozliczenia podatkowe i ZUS: co biuro robi co miesiąc?
Jednym z głównych zadań biura rachunkowego jest pilnowanie terminów, których przedsiębiorca nie musi samodzielnie kontrolować. Typowy miesięczny cykl obejmuje:
- Zaksięgowanie dokumentów za poprzedni miesiąc: faktur sprzedaży i zakupu, wyciągów bankowych, raportów z kasy fiskalnej, not i rachunków.
- Wyliczenie składek ZUS i przesłanie deklaracji rozliczeniowej, zwykle do 20. dnia miesiąca.
- Wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy (PIT, CIT, ryczałt) z terminem płatności do 20. dnia miesiąca.
- Przygotowanie i wysyłkę JPK_V7 z deklaracją VAT do 25. dnia miesiąca (lub kwartalnie przy JPK_V7K).
- Informację dla klienta o kwotach do zapłaty i numerach mikrorachunku podatkowego.
Do tego dochodzą obowiązki roczne: zeznania PIT do 30 kwietnia, CIT-8 do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, informacje PIT-11 i PIT-4R dla pracodawców oraz, przy pełnej księgowości, sprawozdanie finansowe sporządzane w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.
KSeF, czyli nowy element obsługi
Od lutego obowiązuje odbieranie faktur przez Krajowy System e-Faktur, a od kwietnia większość przedsiębiorców musi również wystawiać w nim faktury. Najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł, dołączają do obowiązku później. Harmonogram i wyjątki trzeba sprawdzać na bieżąco, ponieważ przepisy dotyczące KSeF były kilkukrotnie zmieniane.
Po nadaniu odpowiednich uprawnień biuro rachunkowe może pobierać faktury bezpośrednio z KSeF. Część biur zajmuje się także konfiguracją programu do fakturowania oraz ustaleniem, kto w firmie może wystawiać e-faktury. Szczególnie na etapie wdrożenia taka pomoc bywa rozliczana jako osobna usługa.
Kadry i płace – co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa?
Obsługa kadrowo-płacowa stanowi odrębny obszar i zwykle jest wyceniana za każdego pracownika lub współpracownika. Obejmuje dokumentację pracowniczą oraz comiesięczne rozliczenia.
W zakresie kadr biuro najczęściej:
- przygotowuje umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy o dzieło,
- prowadzi akta osobowe (w wersji papierowej lub elektronicznej),
- zgłasza pracowników do ZUS i wyrejestrowuje ich po zakończeniu współpracy,
- pilnuje terminów badań lekarskich i szkoleń BHP,
- ewidencjonuje czas pracy, urlopy i nieobecności,
- przygotowuje świadectwa pracy.
W zakresie płac biuro nalicza wynagrodzenia, zaliczki na podatek i składki, rozlicza zasiłki chorobowe i macierzyńskie, prowadzi PPK oraz przygotowuje roczne informacje PIT-11 i deklarację PIT-4R.
Firma zatrudniająca trzy osoby na etacie i dwie na umowach zlecenia generuje co miesiąc pięć rozliczeń płacowych, deklarację ZUS z kilkoma raportami imiennymi oraz przelew zaliczek na podatek. Jedna zmiana stawki składki lub zwolnienie lekarskie może wymagać korekty kilku dokumentów, dlatego kadry rzadko są częścią podstawowego abonamentu księgowego.
Jakie usługi dodatkowe oferuje biuro rachunkowe?
Poza bieżącą księgowością biura wykonują także usługi jednorazowe albo rozliczane godzinowo. Najczęściej są to:
- rejestracja działalności w CEIDG, pomoc przy zakładaniu spółki i zgłoszeniu do VAT,
- wybór formy opodatkowania na podstawie symulacji podatku i składki zdrowotnej dla skali, podatku liniowego i ryczałtu,
- zgłoszenia do CRBR (Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych) dla spółek,
- sprawozdania do GUS i innych instytucji,
- uporządkowanie zaległej księgowości, gdy przedsiębiorca przychodzi z kilkoma miesiącami nierozliczonych dokumentów,
- korekty deklaracji i czynny żal,
- obsługa kontroli podatkowej lub ZUS, przygotowanie zestawień i wyjaśnień,
- raporty zarządcze: zestawienia rentowności, przepływów pieniężnych, analizy kosztów w podziale na projekty,
- zaświadczenia i dokumenty dla banku przy wniosku o kredyt lub leasing,
- rozliczenia transakcji zagranicznych: WNT, WDT, import usług, procedura VAT OSS.
Coraz częściej biura specjalizują się w określonych branżach. Księgowi obsługujący sklepy internetowe znają rozliczenia z platformami sprzedażowymi, zwroty i procedurę VAT OSS. Biuro pracujące z firmami transportowymi zajmuje się m.in. dietami kierowców, ryczałtami za nocleg i paliwem kupowanym za granicą. Przy nietypowej działalności znajomość jej specyfiki ogranicza liczbę pytań i późniejszych korekt.
Czy biuro rachunkowe udziela porad podatkowych?
Biuro rachunkowe może prowadzić księgi i przygotowywać deklaracje, a księgowy w ramach bieżącej obsługi wyjaśnia klientowi, w jaki sposób ująć dany dokument. Szersze zawodowe doradztwo podatkowe, np. przygotowanie opinii o skutkach podatkowych restrukturyzacji czy reprezentacja w sporze z urzędem, należy do doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów. Większe biura często zatrudniają więc doradcę podatkowego lub stale z nim współpracują, rozróżniając w ofercie „konsultacje księgowe” i „doradztwo podatkowe”.
Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym na co dzień?
Sposób przekazywania dokumentów może mieć większy wpływ na sprawność obsługi niż odległość od siedziby biura. Obecnie stosuje się przede wszystkim trzy modele: tradycyjny, w którym dokumenty papierowe dostarcza się osobiście lub pocztą, elektroniczny, oparty na skanach i plikach przesyłanych przez panel klienta lub e-mail, oraz mieszany.
W modelu elektronicznym obieg dokumentów zwykle wygląda tak:
- faktury sprzedaży i zakupu trafiają do biura automatycznie z KSeF lub z programu do fakturowania,
- rachunki spoza KSeF (np. paragony, faktury zagraniczne, bilety) przedsiębiorca fotografuje w aplikacji lub wgrywa do panelu,
- wyciągi bankowe są pobierane z integracji z bankiem albo przesyłane jako pliki,
- biuro księguje dokumenty i odsyła w panelu kwoty do zapłaty oraz podgląd wyniku finansowego,
- pytania do konkretnych dokumentów są zadawane w komentarzach, a nie w osobnych e-mailach.
Elektroniczny obieg skraca czas potrzebny na zamknięcie miesiąca i zmniejsza ryzyko zgubienia dokumentu. Trzeba jednak ustalić, kto przechowuje oryginały i w jakiej formie. Dokumentację podatkową przechowuje się co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Umowa powinna jasno określać, czy archiwum prowadzi biuro, czy przedsiębiorca.
Pomaga również ustalenie stałego terminu dostarczania dokumentów, np. do 7. lub 10. dnia następnego miesiąca. Biuro ma wtedy czas na ich zaksięgowanie, wyjaśnienie niejasności i przygotowanie JPK przed terminem 25. dnia miesiąca.
Czego biuro rachunkowe nie zrobi za przedsiębiorcę?
Zlecenie księgowości nie przenosi na biuro wszystkich obowiązków przedsiębiorcy. Za prawidłowe rozliczenie podatków wobec urzędu skarbowego odpowiada podatnik. Biuro ponosi wobec klienta odpowiedzialność cywilną wynikającą z umowy, a jego błędy pokrywa polisa OC w granicach sumy gwarancyjnej.
Po stronie firmy pozostają m.in.:
- Terminowe przekazanie kompletnych dokumentów. Faktura dostarczona po terminie wysyłki JPK oznacza korektę, a czasem odsetki.
- Rzetelność dokumentów. Biuro nie sprawdza, czy usługa z faktury została faktycznie wykonana.
- Zapłata podatków i składek. Biuro wylicza kwoty, ale przelew wykonuje zwykle przedsiębiorca.
- Decyzje biznesowe, np. zakup samochodu na firmę czy wypłata dywidendy. Biuro może pokazać skutki podatkowe, ale nie decyduje.
- Przechowywanie dokumentacji po zakończeniu umowy, jeśli strony nie ustaliły inaczej.
Biura rachunkowe są również instytucjami obowiązanymi w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Muszą zidentyfikować klienta i jego beneficjenta rzeczywistego, dlatego przy podpisywaniu umowy proszą o dokument tożsamości, dane wspólników oraz informacje o źródłach finansowania. Wynika to z obowiązków prawnych.
Ile kosztują usługi biura rachunkowego i co powinno być w umowie?
Cena zależy od rodzaju księgowości, liczby dokumentów, statusu VAT i zatrudnienia. Poniższe przedziały są orientacyjne i trzeba je porównać z aktualnymi cennikami w swoim regionie:
- ryczałt: zwykle ok. 150–350 zł miesięcznie,
- KPiR: ok. 250–600 zł miesięcznie,
- pełna księgowość: od ok. 800 zł miesięcznie, często znacznie więcej przy większej liczbie operacji,
- kadry i płace: ok. 40–80 zł za pracownika miesięcznie,
- sprawozdanie finansowe, zeznanie roczne, rejestracja firmy: najczęściej osobno wyceniane.
Na koszt wpływają także transakcje zagraniczne, liczba rachunków bankowych i walut, kasa fiskalna, sprzedaż prowadzona kilkoma kanałami, np. we własnym sklepie internetowym i na platformach sprzedażowych, oraz sposób przekazywania dokumentów.
Biuro można zmienić również w trakcie roku, choć wymaga to przygotowania dokumentacji. Nowy księgowy potrzebuje stanu ksiąg na dzień przejęcia, ewidencji środków trwałych, rozliczeń z kontrahentami oraz informacji o nadpłatach i zaległościach. Najprościej rozpocząć współpracę od początku miesiąca lub kwartału, a przy pełnej księgowości od nowego roku obrotowego, już po zamknięciu ksiąg przez dotychczasowe biuro.
Co sprawdzić w umowie z biurem rachunkowym?
Umowa powinna jasno określać:
- dokładny zakres usług w abonamencie i listę usług płatnych dodatkowo,
- limit dokumentów lub operacji i cenę za każdy dokument powyżej limitu,
- termin przekazywania dokumentów przez klienta i sposób ich dostarczania,
- terminy, w jakich biuro informuje o kwotach podatków i składek,
- zasady odpowiedzialności i numer polisy OC,
- zasady przechowywania i wydania dokumentów po zakończeniu współpracy,
- okres wypowiedzenia i sposób przekazania ksiąg kolejnemu biuru,
- zakres pełnomocnictw: UPL-1 do podpisywania deklaracji, pełnomocnictwo w ZUS, uprawnienia w KSeF.
Sama wysokość abonamentu nie mówi jeszcze, ile księgowość będzie rzeczywiście kosztowała. Oferta za 200 zł z limitem 20 dokumentów i dopłatą 5 zł za każdy kolejny przy 60 dokumentach daje 400 zł miesięcznie, czyli więcej niż abonament konkurencji za 350 zł bez limitu. Podobnie jest z kadrami, rozliczeniem rocznym czy obsługą KSeF. Jeśli nie ma ich w podstawowym zakresie umowy, dodatkowa opłata może pojawić się dopiero na pierwszej fakturze.
Dobrze dobrane usługi biura rachunkowego powinny odpowiadać rzeczywistej skali i specyfice firmy: formie opodatkowania, liczbie dokumentów, zatrudnieniu oraz rodzajowi transakcji. Przed rozmową z biurem dobrze więc znać liczbę wystawianych i otrzymywanych faktur, liczbę pracowników oraz zakres transakcji zagranicznych. Na tej podstawie łatwiej uzyskać precyzyjną wycenę i ocenić, co rzeczywiście obejmuje miesięczny abonament.
członek zespołu księgowego EKB, uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
Tomasz Parol — członek zespołu księgowego EKB w Szczecinie, związany z firmą od 2001 roku. Posiada uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych; absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego.
- E-mail: biuro@ekb.szczecin.pl
- Telefon: +48 91 485 32 73
Pytania przypięte do konkretnej faktury w panelu to akurat rozwiązanie, które mi odpowiada. Wolę taką rozmowę niż szukanie po skrzynce, którego dokumentu dotyczył mail sprzed tygodnia. :contentReference[oaicite:0]{index=0}
Wolałbym jednego opiekuna znającego moją działalność niż za każdym razem tłumaczyć sprawę komuś innemu.
W części o cenach brakuje mi informacji, czy chodzi o kwoty netto, czy brutto. Rozliczenie roczne jest wymienione jako osobno wyceniane, więc miesięczna stawka nie daje mi jeszcze obrazu wydatków. :contentReference[oaicite:1]{index=1} Chętnie zobaczyłabym całoroczny koszt obsługi jednej małej działalności, z jasno podaną liczbą dokumentów i uwzględnieniem dodatkowych usług.
Przy sklepie internetowym pytałbym przede wszystkim o rozliczanie zwrotów i sprzedaży przez różne platformy. To wymienione tutaj doświadczenie branżowe interesuje mnie bardziej niż odległość od biura. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
Jasno ustalony termin informacji o kwotach do zapłaty byłby dla mnie dużym plusem.
Podział na małe i większe biura nie do końca mnie przekonuje. Przy trudniejszych rozliczeniach bardziej interesowałoby mnie doświadczenie konkretnej osoby niż liczba pracowników w zespole. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
Przeliczenie dopłat za dokumenty daje do myślenia. Przy porównywaniu dwóch abonamentów policzyłabym również wariant z większą liczbą faktur, a nie tylko spokojny miesiąc, w którym mieszczę się w limicie. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
A kto odpowiada na pilne pytania, gdy księgowa prowadząca rozliczenia jest na urlopie?
Przy obsłudze pracowników zależałoby mi na jasnym podziale, kto zbiera dane, a kto przygotowuje rozliczenie. Samo hasło „kadry i płace” niewiele mi mówi o codziennej współpracy. Chciałabym dostać prostą rozpiskę: co przekazuję przy zatrudnieniu, co przy nieobecności i do kiedy. Bez tego pewnie co miesiąc zastanawiałabym się, czy o czymś nie zapomniałam.
Samo zapewnienie o wydaniu dokumentów na koniec współpracy to dla mnie za mało. W umowie szukałbym też konkretnego terminu przekazania plików i informacji, w jakim formacie je dostanę.
Możliwość zamówienia zestawienia kosztów według projektów to dla mnie ciekawy dodatek do zwykłego księgowania. :contentReference[oaicite:5]{index=5} Zależałoby mi jednak także na krótkim omówieniu takiego raportu, nie tylko otrzymaniu tabeli. Nie oczekiwałabym od księgowej podejmowania za mnie decyzji, ale chciałabym rozumieć, skąd biorą się poszczególne kwoty i co dokładnie zostało przypisane do danego projektu.
Zanim udzieliłbym dostępów do faktur i danych pracowników, zapytałbym, kto dokładnie będzie mógł je przeglądać. Interesowałoby mnie również, czy podczas zastępstwa dokumenty widzi cały zespół, czy tylko wyznaczona osoba. Nie odrzucam obsługi przez internet, bo możliwość załatwiania spraw bez wożenia segregatorów bardzo mi odpowiada. Po prostu obok ceny i zakresu usług chciałbym mieć jeszcze jasną odpowiedź o dostępie do danych, sposobie ich przechowywania i zamykaniu dostępów po zakończeniu umowy, zamiast zakładać, że wszystko jest ustalone.