Jak otworzyć biuro rachunkowe? Rejestracja i formalności
Jak otworzyć biuro rachunkowe? Rejestracja i formalności. Deregulacja przepisów w 2014 roku doprowadziła do tego, że wiele zawodów zostało uwolnionych spod przymusu certyfikacji oraz okazywania zdanego egzaminu państwowego. Dzięki temu od tamtego roku biuro rachunkowe, prowadzone przez księgowego, nie jest już działalności gospodarczą, która wymaga tak wiele przygotowań do założenia.
Biuro rachunkowe
Obecnie każda osoba może zanieść podanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a następnie zacząć fizycznie działać ze swoim biurem rachunkowym. Jest to działalność gospodarcza w takim samym rozumieniu jak większość usługodawców, jednakże i od tego są pewne wyjątki, o których należy pamiętać.
Trzeba liczyć się z tym, że biuro rachunkowe musi być fizycznym obiektem, który może podlegać regularnym kontrolom z urzędu. O ile wiele usług można prowadzić, mając tylko laptopa przy sobie i dostęp do Internetu, to w przypadku biura rachunkowego mamy do czynienia z ogromną ilością dokumentacji, których oryginały musimy mieć wydrukowane i gotowe do przedstawienia w każdej chwili.
Polisa ubezpieczeniowa
Jest niewiele przedsiębiorstw, których ubezpieczenie jest odgórnie regulowane. Jednym z nich jest właśnie biuro rachunkowe, które musi corocznie przedłużać wykupioną polisę ubezpieczeniową. Taka polisa ma na celu pokrycie ewentualnych roszczeń, jakie mógłby wnieść klient, który wszedłby na drogę sądową z biurem rachunkowym.
Wynika to z tej prostej przyczyny, że w przypadku realnej winy księgowego, zagrożony jest głównie biznes klienta, a nie usługodawcy, dlatego nie może być to kwestia zależna od dobierania złych biur rachunkowych, tak długo, aż znajdzie się te dobre.
Minimalny koszt polisy ubezpieczeniowej to 10.000 euro i jest on podyktowany odgórnie, w związku z czym nie można próbować korzystać z usług innych ubezpieczalni, które zaniżałyby tę kwotę. Biuro rachunkowe musi być w każdej chwili gotowe do opłacenia ewentualnych szkód, co potwierdza, jak wielką odpowiedzialnością jest obarczone takie przedsiębiorstwo.
Zaplecze techniczne
W większości biznesów niezbędny jest specjalistyczny sprzęt, który pozwoli na wytwarzanie dóbr, bądź dostarczanie usług. W wypadku biura rachunkowego na małą skalę teoretycznie możliwe jest, aby ograniczyć się do posiadania pakietu programów Microsoft Office. Jednakże takie rozwiązanie jest niepopularne, gdyż programy typu Excel nie posiadają bardzo wielu funkcji, które znacznie przyśpieszają pracę w biurze rachunkowym.
Do najpopularniejszych rozwiązań należą pakiety jak: Rachmistrz, Rewizor GT czy też Optima. Są to programy stworzone konkretnie pod potrzeby biur rachunkowych i pozwalają one na znaczne skrócenie obliczeń, zautomatyzowanie części procesów oraz ujednolicenie metod rozliczeń między poszczególnymi firmami.
Niezwykle przydatnym, a w większości przypadków wręcz niezbędnym, rozwiązaniem jest posiadanie podpisu elektronicznego. Opłata za podpis elektroniczny wynosi od stu do dwustu złotych rocznie, zależnie od firmy, która oferuje swoją usługę biuru rachunkowemu. Takie firmy muszą być certyfikowane przez państwo.
Dzięki elektronicznemu podpisowi biuro rachunkowe może składać w urzędzie dokumenty w imieniu swojego klienta lub reprezentować go oficjalnie w ramach innych działań. Wymaga to zweryfikowanego profilu z podpisem, dzięki któremu sporą część korespondencji i dokumentacji można przenieść do sieci.
Zobacz również:
Archiwizacja
Prowadząc biuro rachunkowe, należy pamiętać o tym, że dokumentacja i archiwizacja różnią się od siebie. W tym pierwszym przypadku mamy na myśli czynność gromadzenia oficjalnych dokumentów, oryginałów, faktur, paragonów miesięcznych i tym podobnych. Są to dokumenty, które muszą mieć realną, fizyczną postać i być dostępne w biurze rachunkowym do wglądu kontroli z urzędu.
Klienci zawsze chcą mieć dostęp do dokumentacji na temat swojej firmy, jej przychodów i rozchodów, dlatego również mają prawo do wglądu w dokumentację. Jednakże klientom nie zależy na dostępie do oryginałów, gdyż jest to jedynie formalność, a w ich interesie leży wartość informacyjna, jaką przedstawiają dokumenty.
Dlatego biuro rachunkowe prowadzi też archiwizację, czyli zapis danych w kopiach, które zostają udostępnione klientom. Sposób udostępnienia zależy oczywiście od umowy między biurem rachunkowym a klientem, ale zazwyczaj stosowany jest zapis w chmurze i przesyłanie dokumentacji za pomocą plików PDF.
Jest to niezwykle istotne, aby zaplanować przechowywanie dokumentacji oraz archiwów już na samym początku działalności biura rachunkowego.
Jeśli chcemy, aby po czasie nie pojawiły się nowe problemy, a praca z dokumentami była łatwa i przebiegała zgodnie z oczekiwaniami, to musimy z wyprzedzeniem określić sposób kolekcjonowania oraz segregowania archiwów.
Inną kwestią jest to, że wiele biur rachunkowych oferuje archiwizację jako oddzielną usługę. W umowach często wyszczególnione jest, na kim spoczywa prawny obowiązek okazywania dokumentacji do kontroli. Oddzielną usługą jest wysyłanie za pomocą kuriera lub w inny sposób kopii dokumentów do wglądu spółki.
W przypadku dużych firm nie jest problemem opłacenie tej jednej dodatkowej usługi, w zamian za znaczne przyspieszenie wglądu, potrzebnego do analiz finansowych.
Polecamy zobaczyć
